Построение индивидуальной системы ERP

Построение индивидуальной системы ERP

По данным 2018 года пятая часть внедренных ERP потерпели фиаско. Высокая цена за приобретение готовых решений и проблем с планированием на предприятиях. Этих проблем можно с легкостью избежать, если грамотно построить ERP с нуля.

Этап 1: определение целей и задач проекта

Казалось бы, что проще. Но на практике очень многие предприниматели путают постановку целей с банальными желаниями. Ошибочно говорить, что ERP улучшит работу, поднимет прибыль или снизит затраты. Это не цели. Главное свойство цели – это определенность и временные рамки. Не «ускорить» или «оптимизировать», а сократить затраты времени на подготовку документов на 15% за два месяца.

Перед тем как начать разрабатывать новую ERP, необходимо понимать, что это мощный инструмент для решения определенных задач вашего бизнеса. Соответственно перед разработкой программного обеспечения, необходимо четко видеть эти задачи, цели, которые необходимо достичь, в пределах какого времени.

Определить целевые назначения можно самостоятельно или прибегнув к услугам специалистов. Простой и доступный вариант – проанализировать деятельность конкурентов по всем направлениям, и сделать лучше по всем параметрам.

Этап 2: определение и привлечение заинтересованных сторон

Постановка конкретной цели использования ERP, это уже шаг в правильном направлении. Теперь эти цели необходимо донести до заинтересованного круга лиц, в который входят партнеры, руководящие должности, разработчики и прочие. Озвучивая цели, вы услышите полезные замечания и пожелания, так как этим людям придется работать с новым программным продуктом. Соответственно в будущем удастся избежать проблем его несоответствия относительно внутренних и внешних бизнес-процессов компании.

С этим лучше не затягивать и сделать, пока проект не вошел в стадию разработки. В мировой практике существует масса примеров, когда из-за несвоевременного или неточного информирования заинтересованных лиц, приходилось переделывать целые модули ERP, на что уходило дополнительное время, дополнительные средства, а компании несли убытки из-за простоя.

Этап 3:аудит, как подготовка к внедрению ERP

Очень часто компании приобретают или заказывают ERP, не понимая и не видя общей реальной картины своего бизнеса. Если торговое предприятие не имеет определенного алгоритма закупки, хранения и реализации, и эти процессы не связанны с планированием и расчётом остатков, то эту ситуацию не исправить новой программой. Пока будет подобный хаос в собственных бизнес-процессах, ERP лишь будет вносить деструктив.

Оптимальным вариантом, перед тем как принимать решение о внедрении системы ERP, будет заказать и провести аудит. Выводы аудитора и отчеты дадут четкую картину, что исправлять, что модернизировать, что оптимизировать.

Не разобравшись с внутренними процессами, внедрив ERP можно нанести непоправимый вред компании.

Этап 4: вовлечение разработчика в ваши бизнес-процессы

Цель разработки ERP с нуля учесть все нюансы конкретно вашего бизнеса. И чтобы она работала, вам придется посвятить разработчика или проект-менеджера во все особенности компании. Простым языком – дать взглянуть на компанию изнутри. И это не рекомендация. А скорее правило, в котором не должно быть исключений.

В идеале необходимо дать возможность разработчику почувствовать себя в качестве клиента, сотрудника и партнера. Это даст наиболее полную картину, позволит оценить работу с клиентами, понять, что можно улучшить для сотрудников, изучить внешние связи компании выcокого уровня управления.

Чем больше и подробнее вы позволите изучить ваш бизнес, информационные потоки, точки соприкосновения с клиентами, внутреннюю структуру, тем более удобная и адаптивная получится ERP.

Негативный пример в этом плане произошел с косметическим гигантом Avon. На создание ERP было потрачено свыше 125 миллионов долларов. Из-за того, что потребности клиентов и партнеров не были учтены должным образом, вместо оптимизации новая система лишь добавила волокиты.

Этап 5: ожидания и приоритеты

Следующий логичный шаг после изучения командой разработчиков нюансов предприятия, будет обозначить ожидания от нововведенной системы. Сделать это лучше за круглым столом, где каждый из заинтересованных лиц, выскажет свое мнение, свои ожидания и замечания. Очень важно по окончанию, имею всю полноту мнений расставить рамки и приоритет и выделить лишь самое важное.

Как бы вы ни старались удовлетворить все пожелания. Этого не произойдет, поэтому лучше всего выстроить определенный баланс между ними, подключив разработчиков, которые определят, какие из функций возможно реализовать при имеющихся желаниях.

Результатом собрания должны стать:

  • Готовый список инструментов и функций будущей ERP
  • Список шаблонов ролей пользователей. Чем крупнее фирма, тем больше ролей (менеджер, руководитель, клиент, продавец, маркетолог, партнер и т.д.)
  • Поэтапность выполнения проекта, цели и приоритеты.

Этап 6: концепция проекта

Теперь, когда вы и ваша команда разработчиков понимает, какие будут функции, можно говорить о том, как будет выглядеть система. Чтобы получилась цельная картинка важно визуализировать все представления, что удобно будет сделать, используя wireframe.

Теперь перед вами будет схема блочного типа с подробным описанием каждого элемента: для чего, нужен, что делает и за что отвечает. Вы получите исчерпывающую информацию об информационных потоках и интерфейсе. Таким образом визуализировать необходимо каждый из планируемых модулей (сценариев) ERP.

Модуль HCM – управление персоналом

Ни одна компания не обходится без HR-отдела, поэтому этот модуль необходим. Путем автоматизации процессов он значительно упростит работу, позволит эффективно при помощи аналитической информации регулировать и отслеживать показатели, составлять планы, производить расчёт заработной платы.

Аналитический модуль

Главное предназначение ERP – это автоматизация и управление информационными потоками. Это ее свойство позволяет использовать систему, как мощный аналитический инструмент с возможностью планирования. Предназначение данного модуля – сбор и обработка данных с последующей визуализацией через графические элементы в виде таблиц или диаграмм. Встроенный календарь позволит отслеживать и контролировать различные события и задачи.

Модуль управления запасами

Контроль запасов продукции трудоемкий процесс, требующий автоматизации. Важно, чтобы информацией о запасах располагали все отделы компании. Это позволит в будущем иметь стабильный товарный запас, а в случае появления излишков оперативно избавляться от них, организовав акции, скидки или распродажи. Аналогично можно поступать с товарами с истекающим сроком годности.

Расширенный, качественно разработанный модуль позволит собирать данные, анализировать отслеживать тенденции и сезонность. В качестве примера приведем сеть Walmart, которые благодаря аналитике выявили товар, который пользуется наибольшим спросом до и после торнадо. Этим товаром оказалось клубничное печенье. Очевидных причин такого ажиотажа так и не удалось выяснить, но накануне катастроф, товарный запас печенья был увеличен почти в десять раз.

Составление отчетов

Не имея под рукой ERP, вы преречены тратить уйму времени на составление их вручную. Помимо времени необходимо оторвать сотрудника от его обязанностей, чтобы он мог заниматься лишь отчетами, а это негативно сказывается на общем рабочем процессе. К тому же велика вероятность человеческой ошибки. К счастью, этот устаревший метод используется все реже, поскольку даже самая простая шаблонная ERP может составить любой необходимый отчет за пару минут.

В индивидуально разработанных системах отчетный модуль работает с относительными перекрестными данными и способен составлять отчеты относительно эффективности не только отдела, но и отдельно взятого сотрудника. Говоря о складе, можно даже отслеживать и выделять продукцию с истекающим сроком годности. При этом необходимо использовать инструменты фильтрации и статистические формулы.

Этап 7: разработка и внедрение

Подготовительные этапы позади, на очереди написание кода. Здесь излишняя спешка ни к чему. В первую очередь необходимо создать MVP и начать его постепенно интегрировать. Это позволит провести частичное тестирование, минимизируя риски и затраты.

Воспользуйтесь простыми, но необходимыми светами:

  1. 1. Приоритетными в разработке должны быть самые важные функции, может даже одна. На ее основе можно будет проверить концепцию системы и после начать разработку дополнительных возможностей и улучшений.
  2. 2. Для тестирования необходимо выбрать отдел, в котором значения ошибок будут иметь минимальные последствия. Как правило, испытательным полигоном может послужить небольшой филиал, где возможно работать в параллельных системах обработки данных. Предупредите персонал и клиентов, что система работает в тестовом режиме. Поощряйте пользование тестовой системой бонусами и акциями.
  3. 3. На этапе тестирования очень важно получать камбэк от максимального числа пользователей, используйте инструменты, отслеживающие скорость выполнения заказов, анализируя ее изменение.

Этап 8: подготовка и обучение персонала

Исходя из опыта внедрения новых ERP, на руководстве лежит ответственная задача – приучить персонал пользоваться обновленной системой и отойти от привычной устаревшей практики. Если оставить этот момент без контроля, сотрудники по привычке будут работать с данными по старой схеме. И составить адекватные отчеты, собрать аналитику и провести качественное планирование не представится возможным.

В этом нет ничего необычного. Человеку свойственно держаться за хорошо проверенное старое и боятся нововведений. Чем старше персонал, тем сложнее будет его перестроить. Насколько это сложно, посмотрите, как тяжело старшее поколение воспринимает гаджеты и компьютеры.

Чтобы сгладить острые углы и помочь сотрудникам быстрее адаптироваться, используйте наглядные примеры, составьте отчет за минуту, не проводя полдня за монитором. В процессе обучения персонала подкрепляйте теоретический материал практикой. Выработайте рефлекс, основанный на повторении новых операций. В скором времени пользоваться системой сотрудники начнут на автомате.

Не стесняйтесь применять финансовые стимулы и мотиваторы. Поощряйте использование нововведенной системы и наказывайте сотрудников, пытающихся работать по старинке. Они дублируют функции ERP и снижают эффективность от ее внедрения.

Тактично нужно вести пропаганду новой технологии среди ваших партнеров. Для начала пусть начнут с использования нужных вам стандартов обработки информации, а в последствие склоняйте их воспользоваться вашей системой.

Хотите заказать ERP систему?

Наш практический опыт в программировании гарантирует Вашему проекту высокие, стабильные результаты в оптимальный срок.

Полезная информация