Основы профессиональной e-mail переписки

Основы профессиональной e-mail переписки

В корпоративном мире обязательно необходимо уметь показать себя только с самой лучшей стороны. Очень важным является навык умения составления правильных e-mail сообщений. Этот навык также важен, как и умение кивать головой. Существует 15 маневров, которые помогут вам произвести приятное впечатление на умного собеседника:

  1. Нужно сделать акцент на том, как много емейлов вы получаете. Важным моментом является то, что нельзя называть собеседнику точное число сообщений. Нужно дождаться пока собеседник назовет свой вариант, а это число уже умножить вдвое. Отметить нужно и то, что эта почта была получена с утра и еще весь день впереди.
  2. Нужно использовать подпись «отправлено с телефона». Даже если сообщение было отправлено с компьютера, то не нужно акцентировать на этом внимание. Эта подпись заставит собеседника простить все ошибки и опечатки. Ваша репутация значительно вырастет и вы будете казаться очень занятым человеком.
  3. Когда от менеджера следует ответ нужно моментально на него реагировать. Отвечать стоит «Несомненно» или «Я полностью с вами согласен».
  4. Поздравлять всегда нужно первым. С любыми праздниками или знаменательными событиями всегда нужно поздравлять первым. Пусть произошла какая-то мелочь, но этот шаг значительно повысит репутацию.
  5. Нужно делиться своими мыслями и идеями во внеурочный час. Заранее стоит сделать подборку интересующих вопросов, которые можно отправить собеседнику даже ночью. Например, можно отправить интересную ссылку на статью. Этот момент заставит всех думать о том, что вы заняты своим проектом даже в 4 утра.
  6. Добавлять информацию в тему сообщения. Заголовок сообщения не будет полным без этого.
  7. Отправлять смутные, но периодичные обновления своего статуса. Это удивит всех собеседников и крайне их впечатлит.
  8. Нужно сообщать собеседнику о том, где вы находитесь в течение всего дня и при этом важна конкретика.
  9. Начинать сообщение с основного. В самом начале письма нужна конкретика. Нужно выбрать подходящий шрифт и жирный курсив. Продолжение письма большинство смотреть не будет.
  10. Надо слегка отвергнуть собеседников. Сообщение следует начинать с весьма банальной фразы «Если вам не интересно, то дальше можете не читать».
  11. Обязательно следует использовать завуалированные сокращения.
  12. Вы должны быть первым, кто назначит встречу.
  13. Отправить «дружественный пинг». В ветку общения нужно создать напоминание о событии, о котором все уже давно забыли. В этом случае у собеседника возникнет мысль о том, что от вас ничего не утаить.
  14. Никогда не нужно моментально давать ответы на прямые вопросы. Если у собеседника неотложный вопрос, то он обязательно найдет вас каким-то другим способом. Стоит подождать пару дней, после чего поинтересоваться актуален ли еще вопрос.
  15. Пользоваться автоответчиком. Если у вас нет возможности отвечать на сообщения в течения дня, то в этом случае нужно создать автоответчик. Для важных моментов нужно проработать документ, в котором будут расписаны все проекты с которыми вы работаете. Также стоит указать контакты тех людей, которые смогут пообщаться с коллегой во время вашего отсутствия.

Хотите заказать e-mail рассылку?

Наш практический опыт в digital-маркетинге гарантирует Вашему проекту высокие, стабильные результаты в оптимальный срок.

Полезная информация